VC Olympia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VC Olympia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
• Als VC Olympia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden, ondersteunende leden en vrijwilligers.

Persoonsgegevens van (ondersteunende) leden en vrijwilligers worden door VC Olympia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• administratieve doeleinden;
• communicatie over alle relevante zaken omtrent VC Olympia en/of uitnodigingen;
• het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen lidmaatschap / overeengekomen vrijwilligerswerk / overeengekomen ondersteunend lidmaatschap. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VC Olympia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• voornaam;
• achternaam;
• adres, postcode, woonplaats;
• (mobiel) telefoonnummer;
• geboortedatum;
• e-mailadres;
• geslacht;
• beroep / opleiding;
• Nevobo spelerskaartnummer;

Optioneel (bij automatische incasso):

• naam rekeninghouder (inclusief voorletters);
• naam clublid;
• adres, postcode, woonplaats;
• IBAN-nummer.

Uw persoonsgegevens worden door VC Olympia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

De volgende persoonsgegevens worden bewaard ten behoeve van statistische doeleinden (verloop leden) en om een overzicht te behouden van oud-leden ten behoeve van jubilea:

• voornaam,
• achternaam,
• adres, postcode, woonplaats,
• e-mailadres.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren.

Persoonsgegevens van sponsoren worden door VC Olympia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• sponsoradministratie;
• marketingdoeleinden;
• informatieverstrekking in de vorm van activiteiten, nieuwsberichten en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is een sponsorcontract. Voor de bovengenoemde doelstelling kan VC Olympia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• bedrijfsnaam;
• kvk-nummer;
• contactpersoon;
• adres bedrijf;
• telefoonnummer bedrijf;
• telefoonnummer contactpersoon;
• e-mailadres (algemeen en/of contactpersoon);
• bankrekeningnummer (IBAN),
• naam rekeninghouder.

Uw persoonsgegevens worden door VC Olympia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode van het sponsorcontract en daarna max. 7 jaar in de boekhouding.

Verstrekking aan derden.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hieronder beschreven doeleinden:

• indien de Nederlandse Volleybal Bond gegevens nodig heeft voor het verstrekken van het bondlidmaatschap;
• wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken;
• wanneer dit nodig is in samenwerking met (jeugd)sportfonds;
• wanneer er gegevens verstrekt dienen te worden aan overheden en instellingen in verband met te verkrijgen subsidies.

Wij zullen de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Gebruik beeldmateriaal

Foto’s en video’s waarbij personen herkenbaar in beeld zijn, zijn persoonsgegevens. De vereniging publiceert regelmatig beeldmateriaal op haar website en facebookpagina. Onder de AVG hebben we een geldige toestemming nodig van alle leden en voor de leden jonger dan 16 jaar van de ouders/verzorgers. Hierbij hanteren we het volgende beleid:

• wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal
• wij plaatsen alleen namen van leden bij foto’s na toestemming
• je toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat door ons of in opdracht van ons wordt gemaakt. Op beeldmateriaal gemaakt en geplaatst door derden hebben wij geen invloed.

Buiten de EU.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn.

VC Olympia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens bewaard voor geschiedkundige doeleinden tenzij men dit uitdrukkelijk niet wenst.

Datalekken / beveiliging.

Datalekken treden op als persoonsgegevens in handen vallen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een (computer) beveiligingsprobleem en moet onmiddellijk bij het bestuur gemeld worden. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens VC Olympia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• alle personen die namens VC Olympia kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Van een ernstig datalek zal door het bestuur melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Rechten omtrent uw gegevens.

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen.

Als u naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens:
VC Olympia
5980 AB Panningen
info@vcolympia.nl of secretariaat@vcolympia.nl